内定辞退は電話?メール?(内定辞退マニュアル)

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内定辞退をする必要が生じた際に、どうやって内定辞退を伝えるべきか? 内定辞退先の会社に配慮しつつ、きちんと筋を通した内定辞退の方法を解説します。

内定辞退の構えをとる猫

<目次>

  • 内定辞退は電話?メール?
  • 内定辞退の3つの心得
  • 内定辞退の伝え方:電話編
  • 内定辞退の伝え方:メール編
  • 内定辞退でよくある質問

内定辞退は電話?メール?


初めに、内定辞退の伝達手段について触れておきたいと思います。

「電話で内定辞退を伝えるべき」
「内定辞退はメールで伝えるべき」

内定辞退の伝え方には賛否両論ありますが、賛否両論がある時点で絶対的な正解はあり得ません。どちらでも大丈夫です。好きな方を選びましょう。

<内定辞退は電話が良いとする意見>

  • 内定辞退は電話でするのが常識なのでは?
  • 電話の方が内定辞退理由を聞きやすいし、説得をしやすい
  • 電話をすることで誠意を示すべき
  • メールは見落とすことがあるので、確実に伝わる電話が良い

<内定辞退はメールが良いとする意見>

  • 電話対応が手間なので、メールで十分
  • 急に電話をもらっても焦るので、メールが良い
  • 関係者に情報共有することを考えるとメールで内定辞退をもらった方が助かる

ちなみに、就活エージェントや転職エージェント経由で内定した会社については、そのエージェントに連絡を入れるだけで大丈夫です。


内定辞退の3つの心得


1. 内定辞退は誠実に

内定辞退は一般的に「失礼な事」として扱われます。特に、内定承諾後の辞退は一度約束したことを撤回することになるので尚更です。

そのことを承知した上で、誠実な態度で内定辞退を進めましょう。

例えば「内定辞退をもう一度考え直してくれないか?」と採用担当者に言われた場合に、その気がないのに「考える時間をください」と嘘をついて、その場をやり過ごそうとするのは誠実ではありません。

勇気を持って「いえ、決断は変わりません」と断る行為に誠実さが宿ります。

2. 内定辞退は早め早めに伝える

内定辞退をする行為は、自分が辞退した分の採用枠が生まれる可能性を意味します。他の学生の可能性を広げるためにも内定辞退は早めに伝えるべきです。

また、会社側は内定承諾を確認次第、緩やかに入社準備を進めていきます。内定辞退のタイミングが遅れるほどに会社側に迷惑がかかると心得ましょう。

3. 内定辞退の理由は隠す

内定辞退とは「内定辞退を決断した後の連絡」に過ぎません。内定を辞退する意思を伝えて、それで終わりです。

しかし、内定辞退を連絡する際に、内定辞退理由を伝えることで「この辞退理由であれば、ちゃんと話し合えば、学生は内定辞退を取り消してくれるかも?」という希望を採用担当者に与えかねません。

会社側があなたを説得するための面談を設けることを「不毛なコミュニケーションだ」と感じるのであれば、内定辞退の理由は初めから隠しておくことを推奨します。

また、会社側から「内定辞退の理由をお聞かせいただけますか?」と質問された際は「一身上の都合による辞退となります」というような定型的な回答で問題ありません。


内定辞退の伝え方:電話編


<電話のやり取り例>

相手:お電話ありがとうございます、○○株式会社でございます。

あなた:○○大学の○○と申します。採用担当の◯◯様は、いらっしゃいますでしょうか?

相手:少々お待ちいただけますでしょうか?

あなた:はい、承知いたしました。

〜待ち時間〜

採用担当:お電話代わりました。担当の○○です。

あなた:お世話になります、○○大学の○○と申します。本日は内定辞退の意思をお伝えしたくご連絡差し上げました。

採用担当:そうですか。残念ですが仕方ありませんね。もし、差し支えなければ内定辞退の理由を教えていただけますか?

あなた:一身上の都合による判断となります。

採用担当:なるほどですね。残念ですが分かりました。ご連絡ありがとうございました。

あなた:こちらこそありがとうございます。これまでに貴重なお時間をいただきながら、結果的に辞退という形となり、大変ご迷惑をおかけしました。それでは、失礼いたします。

採用担当:はい、失礼いたします。

〜すぐに電話を切ると印象が悪いので、先方が電話を切った事を確認してから電話を切る〜


内定辞退の伝え方:メール編


<件名>
【連絡】内定辞退について(◯◯大学△△学部◯◯◯◯)

<本文>
◯◯株式会社 採用担当 
○○様

◯◯大学△△学部の◯◯◯◯です。

この度は貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

就職活動を通して、○○様をはじめ、貴社の採用ご担当の方々に大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。 


内定辞退でよくある質問


内定辞退を伝えると喫茶店に呼ばれて水をかけられるという噂は本当ですか?

都市伝説です。

「内定辞退を伝えたら○○社の○○さんに喫茶店で水をぶっかけられた。こんな理不尽なことがあって良いのでしょうか?」とSNSに投稿され、拡散、炎上するリスクを考えると、そんな馬鹿な事は起こらないはずです。

内定辞退を電話で伝えた際に、直接会って話をしましょうと言われました。どうするべきでしょうか?

互いに時間の無駄なので断りましょう。

しかし、あなたが会社側(採用担当者)に対して恩を感じている場合など、会って直接話をすることに意味があるのであれば、会うのも良いと思います。

内定辞退すると損害賠償請求されるのでしょうか?

2週間の予告期間を置いて内定辞退をすれば、会社に対する損害賠償の義務は生じないとされています。つまり、入社日の2週間前に内定辞退の連絡をすれば大丈夫です。

とはいえ、内定辞退は早め早めに。

(ジョブ吉)

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