「おっ、この子は違うね!」と思わせる就活の電話マナー、4つのポイント

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就活の電話にも、マナーがあります。

就活の電話マナーを知らない猫

就活中の連絡手段と言えば、そのほとんどがweb(インターネット)やメール。その反動なのか、学生の電話応対の対応が年々下手になっている気がします。

今回は、就活の電話マナーについてポイントを体系的にまとめました。ぜひ、実践いただければと思いますʕ•ᴥ•ʔ

<目次>

  • 就活の電話マナー4つのポイント
    1. 姿勢正しく気持ちを乗せて!
    2. 言葉づかいをマスターしよう!
    3. 話す内容は事前に準備!
    4. 電話は正しく受ける!
  • 就活電話マナーFAQ(よくある質問)編
    1. 電話をかける時間帯
    2. 電話に出るスピード
    3. 電話の相手が名乗らない場合
    4. 電話相手の声が聞き取りにくい場合
  • 就活の電話マナークイズ
    第1問:電話をとった際の第一声
    第2問:OB訪問の電話
    第3問:電車の中で着信があった場合
    第4問:電話で呼び出した相手の本人確認

就活の電話マナー4つのポイント


1. 姿勢正しく気持ちを乗せて!

・明るくハキハキした声
・小さくて聞きとり難い声
・暗くてこもった声
・緊張した固い話し方
・のびのびと落ち着いた話し方
・せっかちで早口

電話でのコミュニケーションは対面とは違って表情が見えませんから、声の大きさやトーン、話し方で印象が決まります。

つまり、明るくハキハキした声×のびのびと落ち着いた話し方をするAさんと、小さくて聞きとり難い声×せっかちな早口なBさん。この二人の印象には相当な差がつくことになります。

Bさん向けのアドバイスとしては2つあります。

・姿勢を正しく!

姿勢って意外と声に影響するんですね。うつむいて話すのと、背筋を伸ばして肩の力を抜いて顎をひいて話すのを比べると、まるで違ってきます。試しに友人と一緒に実験してみることをお勧めします。

・気持ちを乗せて!

選考通過の連絡を聞いた時の嬉しい気持ち。面接日程を自分都合で変更頂くお願いをする時の申し訳ない気持ち。そういった気持ちはできるだけ声に、電波に乗せるようにしましょう。

気持ちが乗ると声の調子が変わってきます。その変化は電話の相手にも、きちんと伝わるものです。当然印象も良くなります。

2. 言葉づかいをマスターしよう!

敬語や丁寧語はできるだけマスターしましょう。

<よく使う言い回し>

・ありがとうございます
・こちらこそ、ありがとうございます
・ご丁寧にありがとうございました
・お忙しいところ恐れ入ります
・お手数ですが、伝言をお願いできませんでしょうか
・失礼ですが、お名前をお教えいただけますでしょうか
・失礼いたします

こういった言葉づかいが出来るかどうか。

それが大人か子供、どちらに見られるの分かれ目となります。慣れていないと「早口になる」「どもる」「言い間違える」という失敗の元になるので、練習しておきましょう。

また、参考までに間違えやすい言葉についてもご紹介します。

<間違えやすい言葉>

・了解しました→承知いたしました
「了解しました」でも意味は通りますが人によっては不愉快に思われることもあるので、一般的に使われている「承知いたしました」を使いましょう。

・貴社→御社
書き言葉では「貴社」が正しいが、話し言葉では「御社」が正しいです。

・課長様→課長
役職名は、それ自体が敬称なので、課長様(役職名+様)という言葉は二重の敬語となり不適切です。「課長の佐藤様」というように名前の後ろに様をつけましょう。

間違えやすい言葉だからこそ、きちんと正しく使うことで「おっ、この子は違うね!」という印象を与えることにもつながります。

3. 話す内容は事前に準備!

企業の方との電話コミュニケーションのフローは下記の通りです。

①名乗る
②担当者に取り次いでもらう
③要件を伝える
④挨拶して電話を切る

この一連の流れをメモにして、抜け漏れがないよう準備しましょう。要点をご説明します。

・簡潔に話す

何が言いたいのか分かり難い、要領の得ない電話は聞いていてストレスになります。事前にメモを用意して余計なことは話さないように意識付けをしておきましょう。

・要件の伝え方

「○○大学の○○です。○月○日の面接の件でお電話をさせていただきました。確認したいことがあるのですが、2~3分ほどお時間よろしいでしょうか」

このように、自分が何者なのか? 何の話か? という情報を詰め込みましょう。「2~3分ほどお時間よろしいでしょうか」という一言は、聞き手に対する気遣いになるので印象が良いです(こういった配慮なしに、本題を長々と話すのは印象が悪いです)。

ちなみに…

②担当者に取り次いでもらう際に、肝心の担当者が不在であることも少なくないので、このシチュエーションにおける要点も下記にご説明します。

・席に戻る時間を確認する

「恐れ入りますが、何時頃であれば席に戻っておられるか教えていただけませんでしょうか」と、次の連絡チャンスを確認しましょう。

確認が出来た際は「ありがとうございます。では、その頃に改めてお電話させていただきます」というように伝えましょう。

・伝言は相手の都合を聞いてお願いする

電話対応頂いている方に対して伝言をお願いする際は、聞き手に対する気遣いとして「恐れ入りますが、伝言をお願いしてよろしいでしょうか」というように伝えましょう。

・他の人事の方につないでもらう

伝言をお願いするにしても、同じ部署(人事)の方のほうが話が通じやすいので「他に人事の方がおられましたら、お願いできませんでしょうか」と聞いてみるのは有りですし、緊急時であればぜひ聞きましょう。

・複雑な用件、重要な用件の場合

内容を復唱したり、伝言相手(電話対応頂いている方)のお名前を聞いておきましょう。重要な用件であるというニュアンスも伝わります。さらに、念のためにメールでも担当者へ連絡を入れておくと安心です。

4. 電話は正しく受ける!

最後に、相手から電話を受けた際の対応における要点もご説明します。

もしもし不要

ビジネスシーンでは「もしもし」は必要ありません。「はい○○です」と明るい声で電話に出ましょう。

・いつでもメモ

会話の内容を記録できるように、すぐに手帳(メモ)を取り出せるようにしておくことが大切です。

静かな場所で話す

やかましい場所や車中の場合、留守番応答機能を利用したり、いったん電話出た上で「○分後にかけ直します」と伝えるとよいでしょう。

まずは挨拶

相手が名乗ったら「こんにちは」「お世話になっております」など、まずは挨拶をしましょう。

必ず復唱

電話内容の重要事項(場所や時間、相手の名前など)は間違えのないように必ず復唱しましょう。

電話は静かに切る

電話を切る時は挨拶をした後に、ひと呼吸おいてから切りましょう。相手に「プツッ」という音が聞こえないようにするための配慮です。固定電話の場合は電話を切る音が「ガッチャン!」と激しくなりがちなので特に注意しましょう。


就活電話マナーFAQ(よくある質問)編


1. 電話をかける時間帯

【Q】企業に電話をかける時間帯について「朝が良い」とか「夜が良い」とか、そういった決まりはあるのでしょうか?

【A】企業の営業時間内(お昼休みを除く)であれば基本的にいつでも大丈夫です。気を配るのであれば、朝一(始業時間から1時間以内)と昼(ランチの時間帯の前後1時間)、帰り際(終業時間の1時間前以降)を避けると良いでしょう。就業時間が9時~18時(12~13時は昼休み)という企業を想定すると10時~11時、14時~17時の時間帯が良いです。

2. 電話に出るスピード

【Q】電話に着信があってから3コール以内に出るべきという話は本当でしょうか?

【A】ビジネスシーンでは「3コール以内に出る」のは常識ですが、就活シーンは状況がいろいろと違うので3コール以内に出なくても大丈夫です。

※ビジネスシーンで電話に3コール以内に出ることができるのは、固定電話がデスク近くに常設されており、社員は仕事モードで集中しているからこそなせる技です。この特殊要因を無視して、就活シーンにも3コール以内ルールを適用するのはアンフェアです。

3. 電話の相手が名乗らない場合

【Q】知らない番号から電話がかかってきた時に、相手が名乗らない場合はどうすればいいのでしょうか?

【A】相手が誰なのかが分からない場合は「失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」と伝えるのが基本ですが、話(電話の要件)を聞く中で、相手が誰なのかが分かることもあります。

ですので、まずは少し話を聞いてみる。その上で、相手が誰なのかが分からないのであれば名前確認をするのもよいでしょう。

4. 電話相手の声が聞き取りにくい場合

【Q】電話中に相手の声が聞き取りにくい場合は、どうすればいいのでしょうか?

【A】「申し訳ございません、お電話が少々遠いようで、もう一度よろしいでしょうか」という便利な言い回しがあるので覚えておきましょう。大事な要件を聞き逃す、または、聞き間違えることは絶対に避けるべきなので「ちょっと聞き取りづらいな」と思ったら、すぐにこの言い回しを使いましょう。


就活の電話マナークイズ


就活の電話マナーに関するノウハウ情報をクイズ形式(三択問題)でお届けします。

第1問:電話をとった際の第一声

<問題>

企業の方から電話がありました。電話をとった際の第一声として適当なものを選んでください(三択)。

1. はい、○○です
2. もしもし
3. もしもし、○○大学の○○です

<解答解説>

正解:1番

電話に出る際、かける際の「もしもし」はビジネスシーンではNGです。

逆に、企業に電話をした際に、電話に出た社員の方が「もしもし」を使うかどうかで、その企業の電話対応やマナーのレベルが分かります。

第2問:OB訪問の電話

<問題>

OB訪問をお願いした社会人の方にアポイントの電話をしたが不在だった。対応として適切なものを選んでください(三択)。

1. 何時頃にお戻りでしょうか?と確認し、自分からまた電話します、と伝言をお願いする
2. 電話があった旨を伝えてもらうように伝言を残す
3. 相手の判断に任せるためにも、特に何も伝えず失礼する

<解答解説>

正解:1番

自分だけでなく、相手の時間も無駄にしない効率的なコミュニケーションは多忙なビジネスシーンにおけるマナーとして重要です。

今回の「OB訪問をお願いした社会人の方にアポイントの電話をする」というシチュエーションは、自分から相手への依頼になるので、基本的には自分から連絡を入れる必要があります。

相手が不在であれば、戻り時間(電話が繋がる時間帯)を確認して、自分から再度電話するアクションが好ましいです。よって正解は1番。ただし、

・親しい間柄(プライベートで連絡が取れる)
・事前にメールでもアポイント調整のやり取りをしている(伝言の必要がない)

場合など、状況によっては2番や3番の回答も間違いではありません。

第3問:電車の中で着信があった場合

<問題>

電車の中で企業の方から電話の着信があった場合の対応として適当なものを選んでください(三択)。

1. この場(電車内)から、すぐにかけ直す
2. 静かな場所に移動してかけ直す
3. 企業からの電話が再度あるのを待つ

<解答解説>

正解:2番

電車内で電話をすることは就活マナー以前に社会的なマナーの問題です。たとえ企業の方から電話の着信があっても電車内では出ないようにしましょう。

また、電車内でなくとも駅のホームなどの周囲がうるさい場所で電話をすると、こちら側の声が相手に届きづらく、相手の声が聞き取りづらいものです。

その延長線上の問題として、重要な情報を聞き間違える可能性もあります。とにかく静かな場所に移動してからメモをとれる体制でかけ直しましょう。

なお、企業から伝言として「○○の件で電話しました」「別途メールにてご連絡します」というようなメッセージが残っている場合は、こちらから電話をかけ直さずともメールにて返信すれば大丈夫な場合もあります。

ただし、急ぎの用件(例:明日の面接の日程調整の件)の場合は必ず電話をかけ直すようにしましょう。

第4問:電話で呼び出した相手の本人確認

<問題>

こちらから電話をかけて人事担当のAさんを呼び出しました。電話がつながりましたが、本人確認の仕方として「言葉遣い」が適当なものを選んでください(三択)。

1. ○○大学の○○です。Aさんでいらっしゃいますか
2. ○○大学の○○です。Aさんでございますね
3. ○○大学の○○です。Aさんでしょうか?

<解答解説>

正解:1番

2番の「ござる」は、自分とモノにつける言葉なので間違いです(自分が名乗る場合には「○○でございます」と言います)。

相手に対して丁寧に言う場合は「いらっしゃる」です。


まとめ


就活の電話マナーは、なぜ必要なのか?

「就活マナーは印象評価に影響する。そして人が人を評価する際には主観が入り込むので、印象評価は無視できない」。

これが理由の一つですが、本質的な理由は「小さな約束を守ること」にあります。

ビジネスは多くの約束事で成立しています。

  • 契約書という約束
  • 「いつまでに仕事を完了させます」という納期の約束
  • 「これぐらいの成果を出します」という目標達成の約束

ビジネスでは様々な約束を守ることの積み重ねで、周囲から信用を頂くことができるのです。

しかし、そうやって築き上げてきた信用も、約束を破ることで(その内容次第では)一瞬で吹き飛んでしまう。それがビジネスの世界の厳しさです。

だからこそ、企業はビジネスの世界の入り口に差し掛かっている就職活動期の学生に対しても約束を守ることを期待しています。

就活マナーを守るということは、小さな約束を守るということなのですʕ•ᴥ•ʔ

(ジョブ吉)

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