「おっ、この子は違うな」と思わせる就活メールのマナー、5つのポイント

Pocket

就活メールにもマナーがあります。

就活メールのマナーを知らない猫

私は仕事柄、就活中の学生の皆さんからメールをいただく機会があるのですが、メールのマナーがきちんとできている方はだいたい10人に1人くらいです。

滅多にいらっしゃらないというのが実感です。その分、メールマナーが出来ている学生に出会うと…

「おっ、この子は違うな」と感じるわけです。

就活中は、OB訪問の前後や企業の方から名刺をもらったタイミングなど、メールを送る機会はたくさんあります。そういったメールを送る状況ですぐに実践できて効果のあるポイントをご紹介します。

<目次>

  • 就活メールのマナー5つのポイント
    1. メールの件名はシンプルにする
    2. 宛名は正確に書く
    3. 自己紹介は短くする
    4. 署名をつける
    5. 改行を正しく使いこなす
  • 就活メールマナーFAQ(よくある質問)編
    1. 企業からのメールを見落とさない方法
    2. 学生がよく間違える敬語
    3. 企業からのメールの返信タイミング
    4. 絵文字や顔文字
    5. 返信する際の件名
    6. テキスト形式かHTML形式か
    7. 不適切なメールアドレス
  • 就活メールマナークイズ
    第1問:企業から送信されてきたメールの返信方法
    第2問:OB訪問の日程調整
    第3問:OB訪問後のお礼メール
  • 就活に役立つメール例文
    1. 志望度をPRするための面接のお礼メール例文
    2. 落選した場合に改善ポイントを知るためのメール例文

就活メールのマナー5つのポイント


1. メールの件名はシンプルにする

優秀なビジネスパーソンは、まるで、ひよこ鑑定士が秒速でヒヨコの雄雌(おすめす)を判定するがごとくのスピード感で、メールの件名を睨みながら…

  • 開封(すぐに読む)
  • マーキング(後で読む)
  • スルー(ゴミ箱へ直行)

と、自身に届いている膨大な量のメールをシュパパパパパっと高速仕分けしています。

このシビアな状況下においてメールを送信する側が心得ておくべきマナーは何か? 

それはメールの件名をシンプルにするのです。メールの件名は「誰の、どんな用件なのか?」が一瞬で分かるような内容にしましょう。

<例>

OB訪問のお礼(●●大学 森田山男)
会社訪問のお礼と感想(●●大学 森田山男)
面接日程変更のご相談(●●大学 森田山男)

2. 宛名は正確に書く

メールの本文は宛名から書きます。宛名は企業名→部署名→役職名→氏名の順番で書きます。

企業名は、企業の法人格を(株)という略称ではなく、株式会社という正式名称で書きましょう。そして、法人格の名称は前につく場合(前株)と後ろにつく場合(後株)があるので間違えないように注意が必要です。

例えば、ジョブウェブという会社の場合は「株式会社ジョブウェブ」が正解なので「(株)ジョブウェブ」や「ジョブウェブ株式会社」と書かないようにしましょう。

部署名と役職名と氏名については、名刺が手元にあればそちらを参考にします。こちらがメール返信する場合は、いただいているメール本文の末尾にある署名情報を参考にしましょう。

<例>

株式会社●● 人事部 海田 川男様
●●株式会社 人事部 課長 春田夏美様

3. 自己紹介は短くする

宛名を書いた後は、自分が何者であるのかを伝えるために自己紹介をします。大学名・学部・学科・氏名を伝えましょう。

「●●大学の森田です」というように大学名と名字だけ名乗る方がいらっしゃいますが、数十万人もの学生が活動する就活においては、あなたと同じ大学・同じの他人が複数人いても不思議ではありません。

敬語については、初めてメールを送る相手であれば「~の森田山男と申します」が良いです。すでにメールのやり取りをしている相手であれば「~の森田山男です」で構いません。

挨拶の言葉に悩む方もいらっしゃるようですがビジネス界には「お世話になります」という魔法の言葉がありますので、それをそのまま使いましょう。

<例>

お世話になります、●●大学●●学部●●学科の森田山男と申します。

4. 署名をつける

メール本文の最後には署名をつけます。

緊急用の連絡先として携帯電話番号を書いておくことを推奨します。インターネット上には「署名には住所も書くように」というアドバイスを目にしますが、住所を書く必要性・合理性はないので書かなくても良いと思います。

署名は名刺代わりにも使えるので、企業の方にPRしたいコンテンツ(ブログやポートフォリオなど)があれば、そのURLを記載しておくことも有効です。

<例>

==========================
●●大学 ●●学部 ●●学科 3年
森田 山男
TEL:090-1234-5678
E-mail:myamao@hogehoge.com
==========================

5. 改行を正しく使いこなす

メールの文章は、改行を入れることで格段に読みやすくなりますが、改行の使い過ぎには注意しましょう。

巷では「1行は30字程度で改行した方が良い」というアドバイスも見受けられますが、これはお勧めできません。なぜなら、スマートフォンでメールを閲覧する場合、1行の文字数が、スマートフォンの画面サイズに収まる文字数に最適化(自動改行)されてしまうからです。

たとえば「28文字で改行→30文字で改行→29文字」という3行の文章が、スマートフォンでメールを閲覧すると「25文字で改行→3文字で改行→25文字で改行→5文字で改行→25文字で改行→4文字」という6行の文章になり、見栄えもとても悪くなってしまう現象が起こります。

改行位置は「特定の字数」で決めるのではなく「意味の切れ目」で決めることを推奨します。

加えて、改行をする場合は基本的に1行分の空白行を作るようにしましょう(宛名や箇条書きをする箇所については空白行は不要)。

ちなみに、文章量が多くなる場合は「文章にリズムを作る目的」であれば、意味の切れ目でない箇所で改行を入れても問題ありません。

<例>

●●株式会社 人事部 課長
春田夏美様

お世話になります、●●大学●●学部●●学科の森田山男と申します。

二次面接の日程調整のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

候補日程の中で、私が希望する日時は下記の通りです。

・第1希望:●月●日 ●時~●時
・第2希望:●月●日 ●時~●時
・第3希望:●月●日 ●時~●時


就活メールマナーFAQ(よくある質問)編


1. 企業からのメールを見落とさない方法

【Q】企業からのメールを見落とすことのないようにする方法はあるのでしょうか?

【A】メーラー(メールソフト)のフィルタ機能を活用しましょう。

Gmailの場合は以下情報を参考にされると良いでしょう。また、場合によっては、企業からのメールが意図せず迷惑メールフォルダに自動で振り分けられていることも起こります。定期的に迷惑メールフォルダをチェックすることを習慣化しましょう。

<参考情報>
フィルタを作成してメールを自動処理(Google Apps セットアップ&サポート)

2. 学生がよく間違える敬語

【Q】私は敬語が苦手なのですが、学生がよく間違える敬語にはどんなものがあるのでしょうか?

【A】一番多いのは「御社」と「貴社」の間違いです。話し言葉では「御社」が正しく、書き言葉では「貴社」が正しいです。

次に多いのは「了解しました」と「承知しました」でしょうか。どちらでも良いといえば良いのですが、どちらかといえば「承知しました」の方が無難です(「かしこまりました」でも大丈夫です)。

<間違えやすい敬語例>

NG:参考になりました
OK:勉強になりました

NG:おわかりいただけたでしょうか
OK:ご理解いただけたでしょうか

NG:部長様
OK:部長の●●様

NG:おっしゃられる通り
OK:おっしゃる通り

NG:~で結構でしょうか?
OK:~でよろしいでしょうか?

3. 企業からのメールの返信タイミング

【Q】企業からのメールは、受信してからいつまでに返信するべきでしょうか?

【A】面接やOBOG訪問の日程調整メール等の「こちら側の返信を相手側が待っていること」が明確な場合は、即レス(メールを確認次第、すぐに返信すること)を意識しましょう。

ビジネスパーソン側の感覚として、1時間以内に返信が来ると「おっ、この子は違うな!」となります。

営業時間内に返信が来れば「けっこう早いレスだな」という感覚で、24時間以内の返信だと「まぁ普通かな」という感じです。

ちなみに…

「今は、A社の面接日程調整中だから、そこが確定するまではB社の面接日程調整メールに返信できない」という理由で、B社の面接日程調整メールの返信を数日間保留する学生もいらしゃいますが、それは不味いです。

B社に対しては「ご提示いただいた日程で調整できるかどうかが分かるのが●日後になるのですが、それでも宜しいでしょうか? 私の方から、別日程での希望日を提示させていただくことも可能です」といった内容ですぐに返信をしましょう。

4. 絵文字や顔文字

【Q】親しみやすい雰囲気を伝えたいので絵文字や顔文字を使いたいのですが?

【A】ビジネスシーンにおいては、絵文字や顔文字が入り込む余地はありません。特に、絵文字は文字化けする可能性があるので絶対に使用しないようにしましょう。

5. 返信する際の件名

【Q】メールの件名は変えた方が良いのでしょうか?

【A】相手がメールの用件をすぐに理解できるように、メールの件名は変えずにそのまま返信しましょう。

6. テキスト形式かHTML形式か

【Q】メールはHTML形式で大丈夫でしょうか?

【A】テキスト形式(テキストメール)一択です。HTML形式には「太文字を使って重要な部分を強調する」などの文字を装飾できる利点がありますが、HTML形式(HTMLメール/リッチテキスト)の場合、企業によってはメール受信ができない場合もあります。

7. 不適切なメールアドレス

【Q】メールアドレスについて気を付けるべきことは?

【A】以下のような不適切なメールアドレスでなければ問題ありません。

<不適切なメールアドレス>

  • 顔文字などが入っているもの
  • 公序良俗に反する文字が入っているもの
  • 誕生日などの個人情報が入っているもの
  • 交際相手の名前などが入っており、本人のメールアドレスであることが疑われるもの

就活メールマナークイズ


就活のメールマナーに関するノウハウ情報をクイズ形式(三択問題)でお届けします。

第1問:企業から送信されてきたメールの返信方法

<問題>

面接を受けた企業より、選考通過・次回選考案内のメールが送信されてきました。このメールの返信方法として適当なものを選んでください(三択)。

1. もらったメールに返信する。本文(内容)には手短に「了解しました」と書いてメール送信する

2. もらったメールの返信ではなく、新しいメールを作成する。タイトル(件名)には「お礼」と入れる。本文(内容)には選考通過のお礼と次回選考に参加する旨を書いてメール送信する

3. もらったメールに返信する。タイトル(件名)はそのままで、本文(内容)には選考通過のお礼と次回選考に参加する旨を書いてメール送信する

<解答解説>

正解:3番

「もらったメールに返信せずに、新しくメールを作成する」「もらったメールに返信する際に、タイトルを変更する」といったことをすると「ん?これは何の話だろうか?」と相手(メール送信者)の混乱を招く可能性があるので、タイトルを変えずにそのまま返信しましょう。

内容(本文)に関しては「用件は手短に」が基本ですが、顔が見えないメールでのやりとりだからこそ、お礼や挨拶の一言が重要です。その一言だけでも読み手の気分や印象はずいぶんと変わります。

第2問:OB訪問の日程調整

<問題>

OB訪問の日程調整。先方から面談日程を指定されたものの、あなたは大学の試験日程が定まっていない。指定された日程で訪問できるとは思うが確実ではない。このときの対応として適当なものを選んでください(三択)。

1. 「恐れ入ります。試験の日程が公表されておらず、まだ確定ではありませんが○月○日までには頂いた日程で調整可能かをお返事させていただきます。」とメールする

2. 不確かな状況下でも調整可能であることを伝えることが大切なので「大丈夫です、よろしくお願いします」とメールする。変更があったら、その際に連絡する

3. 訪問できることが確定してからの連絡が相手の手間にもならないので、日程調整がついてから連絡する

<解答解説>

正解:1番

返信を要するメールへの対応はできれば当日中、遅くとも翌日中まで、と考えましょう(今回のシチュエーションは先方から日程を指定されているので返信が必要です)。

それ以上日が経つと・・・

「ちゃんと見ていないのかな?」
「何か不都合があるのかな?」

と相手を不安にさせます。また、曖昧な返事は返事をしていないのと同じことです。不確かな状況下であっても、正確な情報を伝えるようにしましょう。

第3問:OB訪問後のお礼メール

<問題>

人事の方に調整してもらったOB訪問。OB訪問後に送信するお礼メールの内容と送信先について適当なものを選んでください(三択)。

1. その日のうちに訪問相手にお礼メールを送信する。メールの宛先のCCに人事担当者を入れておく。メール内容は簡単なお礼に留める

2. その日のうちに訪問相手と人事担当者にそれぞれ別々にお礼メールを送信する。メール内容は簡単なお礼に留める

3. その日のうちに訪問相手と人事担当者の両方を宛名にお礼メールを送信する。メール内容は簡単なお礼だけでなく、訪問時の感想も書いておく

<解答解説>

正解:3番

お礼メールは「自分と訪問相手」「自分と人事担当者」という自分を中心にした関係だけでなく、関係者全体、つまり、「訪問相手と人事担当者」間の関係性やコミュニケーションにまで気配りができるかがポイントです。

調整した人事担当者は、

  • OB訪問がうまくいっただろうか?
  • 依頼者の学生の満足度や感想はどうだろう?
  • どんな質問をされたんだろう?
  • 対応してくれた社員は相手の学生にどういう印象を持っただろう?

など、採用活動業務の一つとして、その結果を気にしています。当然、OB訪問を受けた社員としても、お礼メールを受信した際に、

  • 人事にもお礼メールは送信済みだろうか?
  • 自分から人事に「こういうメールをもらった」と転送して訪問時の様子を報告したほうがいいだろうか?

などと気を使うことになります。

こういった事情を考慮すると、お礼メールでは関係者全体(人事担当者とOB訪問を受けた社員の双方)を宛名に入れ、かつ、感想を含めて伝えておくことが、相手の負担を減らすという意味でスマートです。


就活に役立つメール例文(テンプレート)


就活に役立つメール例文(テンプレート)をご紹介します。

1. 志望度をPRするための面接のお礼メール例文

面接のお礼メールは、面接をしてくださった面接官に対するお礼を伝えるものであり、それ以上でもそれ以下でもありません。ゆえに、お礼をメールを工夫することで選考が有利に働くことはほぼないと考えるべきです。

しかし、可能性はゼロではありません。

面接官へのお礼の気持ちの上に「選考に通過したい」という思いをのせることで、結果を変えることができる可能性があります。

もし、その僅かな可能性にかけたいと思うのであれば、志望度をPRすることをお勧めします(能力のPRは面接の場の評価が全てですが、志望度は面接の場の外からでもPRできる余地があります)。

以下に、志望度をPRするための面接のお礼メールの例文をご紹介します。

<メール例文>

・件名
面接のお礼(●●大学 ●●●●)

・本文
●●●株式会社 ●●部
●● ●●様

お世話になります、●●大学●●学部●●学科の●●●●と申します。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。

私はプログラミングは未経験ではありますが、今回の●●様との面接を通じて未経験でのエンジニア職へのキャリアイメージを具体的に考える上でのヒントをいただくことができ、とても有意義な時間となりました。

早速、本日からプログラミングの勉強を始めようと思います。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたくメールさせていただきました。本日は本当にありがとうございました。

==========================
●●大学 ●●学部 ●●学科 ●年
●● ●●

TEL:xxx-xxxx-xxxx
E-mail:xxxxxx@xxxx.co.jp
==========================

この例文を使うには2つの条件があります。

面接中に「入社後に必要になるスキル」や「自社で活躍するために必要なマインドセット」について聞いておくこと。これが一つ目の条件。

お礼メールを通じて面接官(メールの宛先の方)に対して「そういったスキルやマインドセットを備えるための準備をします」という宣言にコミットする意思がちゃんとあること。これが二つ目の条件。

この2つの条件を満足して初めて「志望度をPRするための面接のお礼メール例文」が、その効果を発揮します。

2. 落選した場合に改善ポイントを知るためのメール例文

採用選考で落選した場合、その理由を知ることは基本的にできませんが、工夫次第では改善ポイントを教えてもらえる可能性があります。

以下に、落選した場合に改善ポイントを知るためのメールの例文をご紹介します。

<メール例文>

・件名
選考結果連絡に関して(●●大学 ●●●●)

・本文
●●●株式会社 ●●部
●● ●●様

お世話になります、●●大学●●学部●●学科の●●●●と申します。

選考結果のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 落選という結果は残念ですが、今回の落選結果を振り返り、今後の就職活動に活かしていくために、

もし可能であれば、面接の改善ポイントをお聞かせいただきたいです。

==========================
●●大学 ●●学部 ●●学科 ●年
●● ●●

TEL:xxx-xxxx-xxxx
E-mail:xxxxxx@xxxx.co.jp
==========================

この例文については、

「私としては、自己PRの中で、●●様からいただいた、〇〇〇という質問に上手く答えることができなかったことが改善ポイントとしてあるように振り返っているのですが、いかがでしょうか?」

等の、選考中のやりとりについての個別具体的な情報(自分なりの改善ポイントの仮説)を盛り込むことで、メールを受け取った企業側としても何を伝えればいいのかがクリアになりやすいので、改善に直結するフィードバックを得やすくなります。


まとめ


就活のメールマナーは、なぜ必要なのか?

「就活マナーは印象評価に影響する。そして人が人を評価する際には主観が入り込むので、印象評価は無視できない」。

これが理由の一つですが、本質的な理由は「小さな約束を守ること」にあります。

ビジネスは多くの約束事で成立しています。

  • 契約書という約束
  • 「いつまでに仕事を完了させます」という納期の約束
  • 「これぐらいの成果を出します」という目標達成の約束

ビジネスでは様々な約束を守ることの積み重ねで、周囲から信用を頂くことができるのです。

しかし、そうやって築き上げてきた信用も、約束を破ることで(その内容次第では)一瞬で吹き飛んでしまう。それがビジネスの世界の厳しさです。

だからこそ、企業はビジネスの世界の入り口に差し掛かっている就職活動期の学生に対しても約束を守ることを期待しています。

就活マナーを守るということは、小さな約束を守るということなのですʕ•ᴥ•ʔ

(ジョブ吉)

Pocket